เนื้อหา
บริษัท ส่วนใหญ่ไม่ว่าเล็กหรือใหญ่จะมีแผนกต้อนรับหรือแผนกต้อนรับ ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานของพนักงานที่เกี่ยวข้องกับการบริการลูกค้าประกอบด้วยหน้าที่และความรับผิดชอบที่ปรับปรุงประสิทธิภาพของ บริษัท โดยรวม พนักงานเหล่านี้ต้องเข้าใจอย่างถ่องแท้ถึงบทบาทของตนในการที่จะทำให้บทบาทของตนบรรลุเป้าหมายอย่างดีที่สุด
ทำหน้าที่เป็นเกตเวย์
บทบาทที่สำคัญที่สุดที่รับโดยพนักงานที่รับคือ "เกตเวย์" หรือผู้รักษาประตู คุณเป็นคนแรกที่ลูกค้าเห็นเมื่อเดินทางมาถึงและมักจะเป็นคนแรกที่พวกเขาคุยด้วยเมื่อพวกเขาติดต่อสำนักงาน คุณควรเป็นมิตรและสุภาพต่อลูกค้า แต่ยังรักษาอำนาจของพวกเขา ทัศนคติของคุณจะสะท้อนในเชิงบวกหรือเชิงลบต่อธุรกิจโดยรวมและคุณควรจำไว้เสมอ เป็นความรับผิดชอบของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าผู้บังคับบัญชาจะได้รับคนที่พวกเขามีเวลาที่จะรับและผู้ที่พวกเขาต้องการพูดเท่านั้น ปฏิบัติต่อบุคคลนั้นโดยตรงและเหมาะสม คุณอาจต้องบอกใครสักคนว่าเขาต้องการฝากข้อความหรือว่าเขาควรนั่งรอ
งานประจำ
ในสำนักงานส่วนใหญ่พนักงานต้อนรับต้องจัดการกับกิจกรรมประจำวันเช่นการจัดการอีเมลการฟังวอยซ์เมลการเตรียมกระเป๋าเงินสดพืชรดน้ำและตารางการเติม การเก็บรายการงานทั้งหมดของวันนั้นสามารถช่วยป้องกันไม่ให้คุณลืมอะไรบางอย่าง นอกจากนี้ยังมีประโยชน์ในการรักษาสมุดที่อยู่ด้วยหมายเลขที่สำคัญและใช้บ่อยเพราะมันมักจะเป็นความรับผิดชอบของการโทรเพื่อโทรบำรุงรักษาไอทีและคนอื่น ๆ ตลอดทั้งวันเมื่อมีปัญหาเกิดขึ้น
จัดระเบียบวาระการประชุม
ในที่สุดถ้างานนี้ไม่ได้มอบหมายให้กับพนักงานคนอื่นเช่นผู้ช่วยของเจ้านายฝ่ายต้อนรับจะเป็นที่เก็บรักษาระเบียบวาระการประชุม โปรดระวังกิจกรรมที่กำลังจะเกิดขึ้นและการนัดหมายที่ยกเลิก อย่าลืมจดชื่อและหมายเลขของผู้ที่ต้องการนัดหมายในวันที่เต็มในกรณีที่มีการยกเลิก บางครั้งอาจจำเป็นต้องทำการนัดหมายชั่วคราวซึ่งในกรณีนี้เพียงแค่โพสต์ลงบนตาราง อย่าลืมใช้ดินสอเสมอเพราะจะทำให้ง่ายต่อการลบและปกปิดในกรณีที่เวลาเปลี่ยนแปลง
