เนื้อหา
บ่อยครั้งในโลกธุรกิจเราจำเป็นต้องมีจดหมายปะหน้าเพื่อประกอบกับรายงานที่ใหญ่กว่าซึ่งสามารถส่งทางไปรษณีย์ส่งหรือส่งทางอีเมลได้ จดหมายปะหน้าอย่างเป็นทางการมีจุดประสงค์ที่เฉพาะเจาะจงมากและควรเขียนในลักษณะที่นำเสนอและอธิบายเนื้อหาย้ำประเด็นสำคัญของรายงานและระบุขั้นตอนหรือการดำเนินการต่อไป
คำสั่ง
-
ใช้หัวจดหมายของ บริษัท เพื่อเขียนจดหมายปะหน้าของรายงานโดยคำนึงถึงความสำคัญของเอกสารประกอบ แม้ว่าคุณจะใช้หัวจดหมายให้ถือว่าเป็นจดหมายกระดาษรวมถึงภาพโลโก้ของ บริษัท ในหน้าอีเมล
-
รวมวันที่ของวันรวมถึงข้อมูลที่อยู่รวมถึงชื่อและนามสกุลชื่อ บริษัท ชื่อที่อยู่และเมืองและรหัสไปรษณีย์ ใช้คำทักทาย "ที่รัก" ตามด้วยคำทักทายอย่างเป็นทางการเช่นตัวย่อนายหรือนางหากบุคคลนั้นเป็นคนแปลกหน้าหรือ "ที่รัก" ที่มีชื่อหรือนามสกุลของผู้รับหากบุคคลนั้นเป็นคนรู้จัก
-
ประกาศวัตถุประสงค์ของจดหมายในย่อหน้าเนื้อหาโดยใช้คำเช่น "จดหมายฉบับนี้ให้ (ชื่อของรายงาน) สำหรับการตรวจสอบหรือแสดงความคิดเห็นของคุณ (หรือสิ่งที่คุณต้องการ) รายงานอย่างรัดกุมที่สุด - ในหนึ่งหรือสองประโยคมากที่สุด
-
สังเกตข้อสรุปของรายงานที่นี่ แต่อย่าไปเกินเนื้อหาของข้อสรุปของรายงาน คุณต้องการให้ผู้อ่านอ่านรายงานจริงไม่ใช่แค่จดหมายปะหน้า จดหมายควรเพิ่มความอยากอาหารของผู้อ่านสำหรับสิ่งที่จะพบในรายงานขั้นสุดท้าย
-
ทำข้อสรุปอย่างเป็นทางการหรือขั้นตอนต่อไปที่คุณระบุว่าการกระทำที่ตั้งใจของผู้รับคืออะไร คุณต้องการให้พวกเขาส่งต่อเอกสารหรือลงนามในเอกสารหรือประสานงานการประชุมใหญ่เพื่อนำเสนอผลลัพธ์หรือไม่? มีความเฉพาะเจาะจงมากเกี่ยวกับขั้นตอนถัดไปรวมถึงวันและวันที่หากจำเป็นต้องดำเนินการอย่างเร่งด่วน
กรอกจดหมายปะหน้าด้วยคำทักทายอย่างเป็นทางการเช่นจริงใจจริงใจหรือจริงใจ รวมชื่อและชื่อของผู้แต่งจดหมาย รายการชื่อของผู้อื่นที่จะได้รับรายงานและจดหมายในพื้นที่ "สำเนา" (พร้อมสำเนา) ในอีเมล
เขียนจดหมายสำหรับรายงาน
สิ่งที่คุณต้องการ
- หัวจดหมาย บริษัท