บทบาทของพนักงานต้อนรับในแผนก

เนื้อหา

• ผลประโยชน์
• ตัวละคร
• การพิจารณา
• หนี้สิน
• ความคาดหวัง

แผนกต้อนรับส่วนหน้ามักเป็นประตูของ บริษัท และแผนกนี้แน่นอนว่าสะท้อนให้เห็นถึงวัฒนธรรมองค์กรของ บริษัท และดังนั้นผู้ที่ดำรงตำแหน่งพนักงานต้อนรับเช่นกัน ความประทับใจแรกนั้นมีความสำคัญสูงสุดในโลกธุรกิจ แต่มีสิ่งที่เกี่ยวข้องในตำแหน่งนี้มากกว่าการสร้างความประทับใจที่ดีให้กับผู้เข้าชม ตำแหน่งของพนักงานต้อนรับเป็นตำแหน่งที่มีหลายแง่มุมซึ่งหากแบ่งออกเป็นงานที่ต้องใช้พนักงานหลายคน

แผนกต้อนรับ (ภาพภายในโดย Dmitry Ersler จาก Fotolia.com)

ผลประโยชน์

พนักงานต้อนรับเป็นคนแรกที่ทักทายลูกค้าและผู้บริโภคและประกาศให้การสนับสนุนพนักงานหรือเลขานุการผู้บริหารโดยใช้อีเมลหรือระบบอินเตอร์คอม บ่อยครั้งที่มันอาจรบกวนเมื่อผู้บริหารไม่ต้องการที่จะใส่ใจ แผนกต้อนรับมีความสามารถในการจัดการกับบริการการจัดการมากกว่าดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องจ้างพนักงานชั่วคราว

ตัวละคร

ตำแหน่งของพนักงานต้อนรับตกอยู่ในหมวดหมู่การบริหารและรายงานส่วนใหญ่โดยตรงกับฝ่ายทรัพยากรบุคคลผู้ประสานงานการบริหารหรือผู้จัดการสำนักงาน มัลติทาสกิ้งเป็นมากกว่าคำศัพท์ที่เกี่ยวข้องกับพนักงานต้อนรับ ในช่วงเวลาที่เงียบกว่าเธอสามารถเปลี่ยนไปเป็นผู้เก็บเอกสารสำคัญหรือเจ้าหน้าที่ธุรการอื่นด้วยวิธีการแบบรวมซึ่งไม่จำเป็นต้องมีเจ้าหน้าที่ดูแลระบบเพิ่มเติมในสำนักงานซึ่งอาจเป็นที่ตั้งของไฟล์

การพิจารณา

แผนกต้อนรับเป็นอุตสาหกรรมที่ต้องใช้การรักษาความลับและตำแหน่งนี้ต้องมีการฝึกอบรมเพื่อให้เชี่ยวชาญ บุคคลที่ได้รับการแต่งตั้งสำหรับตำแหน่งมีหน้าที่รับผิดชอบในการรักษารหัสและมาตรฐานความปลอดภัยตามกฎระเบียบใด ๆ เมื่อจ้างผู้จัดการควรพิจารณาพื้นหลังตรวจสอบข้อกำหนด

หนี้สิน

เนื่องจากพนักงานต้อนรับไม่ค่อยมีรายงานโดยตรงตำแหน่งจึงต้องการความสามารถในการจัดการเวลาและความเป็นเลิศที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า หน้าที่หลัก ๆ ของพนักงานต้อนรับคือการตอบรับโทรศัพท์รับและทักทายลูกค้าจัดเก็บเอกสารและสนับสนุนแผนกอื่น ๆ (เช่นการบัญชี) การจัดเตรียมการทำเครื่องหมายและไม่ทำเครื่องหมายการประชุมการเยี่ยมชมการเรียงลำดับและการแจกจ่ายจดหมาย

ความคาดหวัง

พนักงานต้อนรับคาดว่าจะมีทักษะเช่นเดียวกับผู้ช่วยฝ่ายธุรการเนื่องจากหน้าที่แตกต่างกันเพียงเล็กน้อยเท่านั้น ระดับความสามารถใน Microsoft Office หรือระบบอัตโนมัติในสำนักงานอื่น ๆ ควรสูงกว่าระดับพื้นฐาน ในกรณีที่ผู้ช่วยฝ่ายบริหารมักทำหน้าที่สนับสนุนงานธุรการในสำนักงานพนักงานต้อนรับจะอยู่ข้างหน้าผู้เข้าชมทุกคนตลอดเวลา เมื่อคำนึงถึงความประพฤติของคุณจะเป็นมืออาชีพเสมอ นอกจากนี้เธอยังได้รับการคาดหวังว่าจะรู้ลำดับความสำคัญรายวันของเธอเนื่องจากมีสิ่งรบกวนและงานสำคัญน้อยกว่าปรากฏอยู่ตลอดเวลา