เนื้อหา
มันเป็นสิ่งสำคัญสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กหรือสำหรับ บริษัท ขนาดใหญ่แผนกทรัพยากรมนุษย์เพื่อจัดระเบียบไฟล์ทั้งหมดที่เกี่ยวกับพนักงานอย่างถูกต้อง มีรายการสำคัญบางอย่างที่จะเก็บไว้ในรายการส่วนตัวพื้นฐานสำหรับพนักงานแต่ละคน บนแท็บพื้นฐานเหล่านี้คุณสามารถแยกข้อมูลออกเป็นส่วนต่างๆแทนที่จะวางทุกอย่างตามลำดับแบบสุ่ม นอกจากนี้เพิ่มไฟล์ตามที่จำเป็นสำหรับพนักงานแต่ละคนและเก็บไฟล์ที่อัปเดตสำหรับพนักงานทุกคน
คำสั่ง
-
เลือกโฟลเดอร์ที่สามารถบันทึกเอกสารเพียงพอสำหรับโทเค็นของพนักงานแต่ละคน ใช้โฟลเดอร์ที่สองสำหรับบันทึกทางการแพทย์ของพนักงาน โฟลเดอร์ที่แขวนอยู่อาจจะดีที่สุดสำหรับสิ่งเหล่านี้ จากนั้นคุณสามารถฝังโฟลเดอร์ย่อยภายในและใช้แท็บระหว่างส่วนต่างๆ
-
โฟลเดอร์แรกของพนักงานแต่ละคนซึ่งเป็นไฟล์ส่วนบุคคลขั้นพื้นฐานควรมีข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานเช่นที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ปัจจุบัน ขอให้พนักงานอัปเดตข้อมูลนี้หากจำเป็นในแต่ละปีอาจจะเป็นช่วงต้นปีหรือระหว่างการรับสมัคร ข้อมูลการติดต่อฉุกเฉินควรเก็บไว้ที่นี่ด้วย
-
หากคุณแบ่งโฟลเดอร์ที่แขวนอยู่ออกเป็นส่วนต่างๆส่วนที่สองอาจมีประวัติย่อและแอปพลิเคชันสำหรับงานรวมถึงการอ้างอิงและสัญญานายจ้างและลูกจ้าง
-
ใส่เอกสารทั้งหมดที่พนักงานลงนามเมื่อเขาเข้าร่วม บริษัท ในส่วนที่สาม โดยปกติแล้วคุณสามารถค้นหาแบบฟอร์มเช่นค่าธรรมเนียม W-4, การฝึกอบรมเกี่ยวกับการล่วงละเมิดทางเพศ, ข้อตกลงการลักลอบและความรู้เกี่ยวกับนโยบายของพนักงานที่นี่ - แต่ไม่ใช่แบบฟอร์ม I-9
-
ใส่ความคิดเห็นเกี่ยวกับพนักงานในส่วน ผลตอบแทนใด ๆ จากความเห็นของพนักงานควรเก็บไว้ที่นี่ รวมถึงเอกสารสำหรับการเพิ่มเงินเดือนหรือการลงโทษทางวินัย เก็บสำเนาประกาศนียบัตรที่เกี่ยวข้องใบรับรองหรือการยืนยันการฝึกอบรมที่พนักงานได้รับในโฟลเดอร์นี้ด้วย เก็บส่วนของการประกันสุขภาพและบันทึกการเกษียณอายุ
-
ข้อมูลทางการแพทย์ทั้งหมดจะต้องเก็บไว้ในโฟลเดอร์แยกต่างหาก ข้อมูลใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับสุขภาพของพนักงานควรถูกเก็บไว้ที่นี่ สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการรักษาความลับและไม่สามารถยึดการส่งเสริมการขายหรือการตัดสินใจส่วนบุคคลอื่น ๆ เกี่ยวกับประวัติทางการแพทย์ของบุคคลที่เกี่ยวข้องรัฐ HRdirect
-
เก็บโฟลเดอร์ที่สามไว้สำหรับพนักงานที่บาดเจ็บในไฟล์ ที่นี่คุณจะจัดทำรายงานอุบัติเหตุเรียกร้องค่าชดเชยแรงงานและเวชระเบียนอื่น ๆ
-
วางฟอร์ม I-9 ทั้งหมดไว้ในโฟลเดอร์หรือตัวยึดแยกต่างหากสถานะ HRdirect แยก I-9s ออกจากพนักงานเก่าไปเป็นรุ่นน้อง
หากคุณทำบัญชีเงินเดือนในสำนักงานให้เก็บเฉพาะบัญชีเงินเดือนเท่านั้น
เคล็ดลับ
- พนักงานได้รับอนุญาตให้ตรวจสอบไฟล์ของคุณ แต่คุณไม่ได้รับอนุญาตให้ลบโฟลเดอร์หรือรายการออกจากมัน
การเตือน
- โฟลเดอร์พนักงานทั้งหมดจะต้องเก็บไว้ในตำแหน่งที่ปลอดภัยและถูกล็อค
สิ่งที่คุณต้องการ
- โฟลเดอร์