เนื้อหา
บันทึกความทรงจำเป็นหนึ่งในคุณสมบัติที่กล่าวถึงมากที่สุดในชีวิตประจำวันของสำนักงานพวกเขาดูเหมือนจะแตกหน่อจากแทบทุกที่และสามารถครอบคลุมหัวข้อที่ไม่มีที่สิ้นสุด อย่างไรก็ตามการออกบันทึกช่วยจำนั้นมีวัตถุประสงค์พื้นฐานหลายประการและมักมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนซึ่งโดยทั่วไปเกี่ยวข้องกับการแก้ไขสถานการณ์และให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหาที่ไม่จำเป็นต้องมีการประชุม
ปัญหาที่เกิดขึ้น
สามารถระบุปัญหาและอภิปรายได้อย่างรวดเร็วภายในบริบทของบันทึกช่วยให้พนักงานตระหนักถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและความท้าทายใหม่ ๆ ที่กำลังเกิดขึ้นทันที ปัญหาเหล่านี้อาจแตกต่างกันไปเนื่องจากบางคนอาจพูดถึงแนวโน้มที่จะพัฒนาในระยะยาว (ตัวอย่างเช่นการลดลงของประสิทธิภาพของแผนกเฉพาะ) หรืออาจเป็นทางการน้อยลงและเป็นทันทีมากขึ้น (เช่นแจ้งพนักงานเกี่ยวกับสภาพอากาศเลวร้าย ก่อนที่พวกเขาจะกลับบ้านในตอนท้ายของวัน) คุณลักษณะของบันทึกช่วยจำเหล่านี้เกี่ยวกับปัญหาคือพวกเขาสามารถขอความเห็นย้อนกลับเพื่อพิจารณาแนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้และกลยุทธ์ในอนาคต
การแก้ปัญหา
บันทึกช่วยจำที่ใช้โซลูชันสามารถให้ข้อมูลที่เลือกตัวอย่างเช่นการแก้ไขปัญหาทางเทคนิคอย่างรวดเร็วประกาศว่ามีการตัดสินใจใช้กลยุทธ์ใหม่เพื่อแก้ไขปัญหาที่มีอยู่หรือให้ข้อมูลที่ทันสมัยเกี่ยวกับรหัสการเข้าและกลไกความปลอดภัย บันทึกช่วยจำแก้ปัญหายังเป็นโอกาสที่จะให้ความสนใจกับพนักงานที่แสดงให้เห็นถึงประโยชน์หรือความคิดสร้างสรรค์เพื่อตอบสนองความท้าทายเฉพาะโดยการสื่อสารกับผู้อื่นเกี่ยวกับความสำเร็จของพวกเขา (ตัวอย่างเช่น: "เราขอขอบคุณ Mathew Baker คอมพิวเตอร์ช่วยให้ระบบทำงานได้เร็วกว่าเดือนที่แล้วอย่างมาก ")
ข้อเสนอแนะ
บันทึกข้อเสนอแนะมีหลายรูปแบบแม้ว่าสิ่งเหล่านี้สามารถสร้างความแตกต่างระหว่างบันทึกที่ส่งไปยังพนักงานหลายรายและบันทึกที่ส่งถึงบุคคลเดียว เมื่อบันทึกข้อเสนอแนะถูกส่งไปยังกลุ่มขนาดใหญ่พวกเขาสามารถอัปเดตพนักงานเกี่ยวกับปัญหาที่เพิ่มขึ้นก่อนหน้านี้ในการประชุมให้ความรู้สึกของบริบทและเหตุการณ์เพื่อการอภิปรายก่อนหน้านี้ (ตัวอย่างนี้จะบันทึกขอบคุณพนักงานที่เข้าร่วม การบริจาคเลือดหรือการออกกำลังกายเป็นทีม) อย่างไรก็ตามเมื่อข้อเสนอแนะถูกส่งไปยังพนักงานคนเดียวมันมักจะมีความเฉพาะเจาะจงและเกี่ยวข้องกับคุณภาพของงานที่ส่งมอบโดยพนักงานและสิ่งที่ควรจะเน้นสำหรับการปรับปรุงในอนาคต
ความคิดเห็นเกี่ยวกับสถานการณ์
บางครั้งมันอาจจะเหมาะสมสำหรับผู้จัดการที่จะส่งบันทึกเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องหรือให้ความเห็นอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับสถานการณ์บางอย่างเช่น "เราอยากจะขอบคุณอย่างอบอุ่นแผนกดับเพลิงสำหรับความช่วยเหลือของพวกเขาในช่วงไฟ คลังสินค้าของเรา " บันทึกข้อตกลงประเภทนี้อาจรวมถึงคำแนะนำสำหรับพนักงานที่จะไม่แสดงความคิดเห็นต่อสาธารณะเกี่ยวกับปัญหาภายในบางประการ: ตัวอย่างเช่น "เราต้องการขอให้พนักงานทุกคนละเว้นการเก็งกำไรต่อสาธารณะเกี่ยวกับการควบรวมกิจการที่อาจเกิดขึ้นกับ บริษัท อื่น กำลังดำเนินการ "