เนื้อหา
บางครั้งเมื่อคัดลอกข้อมูลจาก Word ไปยังอีเมลข้อความจะปรากฏในตอนท้าย แต่ผู้รับจะเห็นตัวอักษรแปลก ๆ หรือข้อความธรรมดา โปรแกรมอีเมลบางโปรแกรมไม่สามารถแปลการจัดรูปแบบ Word บางอย่างได้ มีเทคนิคเล็กน้อยที่คุณสามารถใช้เพื่อช่วยให้แน่ใจว่าข้อความอีเมลเก็บรูปแบบที่คุณต้องการในตอนท้ายของการรับ
คำสั่ง
-
เริ่มโปรแกรมอีเมล เลือก "เครื่องมือ" และ "ตัวเลือก" ตั้งค่ารูปแบบการส่งอีเมลเป็น "HTML" แทนที่จะเป็น "ข้อความธรรมดา"
-
เปิดเอกสาร Word ที่คุณต้องการคัดลอก คลิก "รูปแบบ" เลือก "จัดรูปแบบอัตโนมัติ" และ "ตัวเลือก" คลิกแท็บ "รูปแบบ" ภายใต้ "แทนที่" ให้ยกเลิกการเลือก "เครื่องหมายขีดคั่นด้วยขีด" และ "อัญประกาศโดยตรงด้วยอัญประกาศอัจฉริยะ" คลิก "ตกลง" นี่ควรลบอักขระบางตัวที่ไม่ได้คัดลอกอย่างถูกต้องไปยังเครื่องอ่านอีเมล
-
สร้างตารางใน Word หากคุณต้องการจัดระเบียบข้อมูลลงในคอลัมน์และแถว เลือก "ตาราง" และ "แทรกตาราง" เพิ่มคอลัมน์และแถว เลือก "ซ่อนกริดไลน์" เพื่อลบแถวออกจากตาราง เมื่อคุณวางตารางลงในอีเมลการจัดรูปแบบควรจะยังคงเหมือนเดิม
-
เลือก "แก้ไข" และ "เลือกทั้งหมด" ใน Word กดปุ่ม "Ctrl" และ "C" เพื่อคัดลอก สร้างข้อความอีเมลใหม่ คลิกขวาที่เนื้อความของข้อความและเลือก "วาง"
-
ส่งข้อความเป็นแบบทดสอบไปยังผู้ให้บริการอีเมลรายอื่น ตัวอย่างเช่นหากคุณมีบัญชี AOL บัญชีฟรีเช่น Yahoo หรือ Gmail และบัญชีที่คุณเปิดใน Outlook หรือ Outlook Express ให้ส่งข้อความไปยังแต่ละบัญชี เปิดอีเมลในแต่ละโปรแกรมที่แตกต่างกัน ผู้ให้บริการอีเมลบางรายจะไม่เก็บรูปแบบที่ใช้ใน Word
-
บันทึกเอกสาร Word ของคุณเป็นไฟล์ "รูปแบบ Rich Text" หากคุณพบว่าผู้รับของคุณมักจะเห็นข้อผิดพลาดในการจัดรูปแบบ Word เปิดเอกสารและคลิก "บันทึกเป็น" ในกล่อง "บันทึกเป็นประเภท" ให้เลือก "รูปแบบ Rich Text" ไฟล์ใหม่จะถูกสร้างขึ้นพร้อมกับส่วนขยาย "rtf" แทน "doc" ตัดและวางข้อความเอกสาร rtf ลงในอีเมลของคุณ