เนื้อหา
จดหมายร้องเรียนจะถูกส่งไปยังคณะกรรมการโรงเรียนเพื่อทำการวิจารณ์หรืออ้างถึงการแก้ปัญหา จดหมายที่เขียนถึงคณะกรรมการโรงเรียนจะต้องเป็นทางการโดยตรงและเคารพ เมื่อคุณเขียนจดหมายร้องเรียนส่งให้ทุกคนในคณะกรรมการหรือสมาชิกคณะกรรมการที่เฉพาะเจาะจง ทำให้สั้นและตรงตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการระบุสาเหตุของจดหมายอย่างชัดเจน
คำสั่ง
-
เฉพาะเจาะจงกับตัวอักษร ที่ด้านบนของจดหมายร้องเรียนอย่างเป็นทางการให้ใส่ชื่อและที่อยู่ของคณะกรรมการโรงเรียน หากจดหมายนั้นมีไว้สำหรับบุคคลใดบุคคลหนึ่งให้ระบุชื่อของคุณ ถ้ามันมีความหมายสำหรับคณะกรรมการทั้งหมดเขียน "ถึงคณะกรรมการโรงเรียน" จดหมายร้องเรียนไม่ควรเขียนด้วยมือ ให้ป้อนจดหมายทางการและส่งไปที่บอร์ดเสมอ
-
ระบุวัตถุประสงค์ของจดหมาย วรรคหนึ่งต้องมีบทสรุปที่เฉพาะเจาะจงของปัญหาหรือการวิจารณ์ ย่อหน้านี้ระบุหัวข้อของจดหมายทั้งหมด
-
อธิบายสถานการณ์ ใช้น้ำเสียงที่เป็นบวกและให้เกียรติพูดคุยเกี่ยวกับรายละเอียดทั้งหมด หากมีเวลาและวันที่ที่เกี่ยวข้องกับปัญหาให้เปิดเผยเพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือของข้อมูลของคุณ รวมชื่อของทุกคนที่เกี่ยวข้องกับสถานการณ์และทำให้จดหมายร้องเรียนสั้น ๆ โดยปกติจะไม่เกินหนึ่งหน้า หากมีรายละเอียดมากเกินกว่าที่จะรวมได้อย่าทำให้ข้อความสั้นลง หากพวกเขาเกี่ยวข้องกับสถานการณ์รวมถึงพวกเขาแม้ว่าตัวอักษรเกินหนึ่งหน้า
-
ใช้น้ำเสียงแห่งอำนาจ เมื่อเขียนจดหมายให้ใช้น้ำเสียงที่แสดงว่าคุณรู้ว่าคุณกำลังพูดถึงเรื่องอะไรและควรดำเนินการอย่างจริงจัง อย่าทำการข่มขู่บัตรประเภทนี้หรือใช้คำหยาบใด ๆ
-
ขอคำตอบ รวมถึงวันที่คุณคาดหวังคำตอบจากพวกเขา สิ่งนี้มักกระตุ้นให้คณะกรรมการดำเนินการอย่างรวดเร็ว กระดานอาจตอบกลับในตอนแรกโดยส่งจดหมายยืนยันการรับข้อความของคุณ คณะกรรมการอาจเรียกและพูดสั้น ๆ เมื่อจะได้รับการตอบสนอง
-
ปิดจดหมาย เมื่อคุณปิดจดหมายร้องเรียนเป็นเรื่องปกติที่จะเซ็นชื่อ "Best Regards" รวมถึงชื่อที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ